La gerencia de proyectos se ha convertido en una capacidad distintiva de las organizaciones exitosas que, a través de esta metodología, enfocan sus recursos de talento, tiempo y dinero a desarrollar una amplia gama de iniciativas y planes que les permitan lograr los resultados esperados de una forma eficiente. Actualmente las organizaciones se están desenvolviendo en la “economía de proyectos” generando ambientes donde las personas tienen las habilidades y capacidades para convertir las ideas en realidad (PMI, s.f.).
La gerencia de proyectos consiste en aplicar herramientas, conocimientos, técnicas y diversas habilidades al desarrollo de un proyecto para cumplirlo de forma exitosa. Así como los consultores deben desarrollar habilidades para el siglo XXI, también las organizaciones deben generar capacidades que les permitan adaptarse ágilmente a los cambios del entorno, agregando valor a sus interesados mediante la entrega de resultados y el logro de objetivos mediante el desarrollo de proyectos, generando no solo valor financiero, sino social y ambiental (Powering the Project Economy).
En esta sección presentaremos brevemente prácticas de “Agile” que es uno de los tantos marcos de referencia que se utilizan en la actualidad para dirigir proyectos. Más adelante, en el capítulo II de este documento se describen en detalle los pasos que Consultandes ha diseñado para el manejo de proyectos de consultoría en un contexto académico.
Si los proyectos son de baja incertidumbre y pueden planearse al detalle desde el comienzo, estas actividades pueden ejecutarse en una secuencia lineal. Sin embargo, en los proyectos de consultoría en gestión hay mayor incertidumbre sobre los resultados y los medios para obtenerlos, con frecuencia se presentan situaciones o eventos imprevistos, y el ejecutarlos en un medio académico implica la necesidad de ir aprendiendo a medida que se avanza en el proyecto. Estas condiciones nos han llevado a escoger la filosofía Agile para su ejecución, pues resulta ideal para desarrollar este tipo de proyectos.
- Prácticas ágiles para la gerencia de proyectos
- Modelo agile Consultandes
- Planeación de etapas (sprints) del proyecto
- Dinámica con el cliente en el modelo Agile Consultandes
- Herramientas tecnológicas para la gerencia de proyectos
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En la dirección de proyectos se pueden utilizar diversos marcos de referencia o metodologías que nos apoyen a gestionar el proyecto de forma efectiva. Recientemente han surgido diversos referentes de prácticas ágiles, “Agile” por su nombre en inglés. Más que ser una metodología es una filosofía que supone formas distintas de trabajo y organización, donde el alcance del proyecto se secciona en pequeñas partes (mini proyectos o sprints) que se completan y entregan en plazos cortos (2 a 4 semanas). El objetivo de esta práctica es centrarse en el usuario para entregar productos de calidad, de acuerdo a sus requerimientos y con una velocidad cada vez mayor (BBVA, s.f.; Atlassian,s.f.)
En la Ilustración 2, podemos observar las metodologías más comunes de prácticas ágiles, la más utilizada es SCRUM. Estas prácticas tienen su origen en el desarrollo de software, donde los proyectos se volvían muy complejos, excedían tiempos y costos, además de que finalmente no cubrían las expectativas de los usuarios. Actualmente “Agile” se utiliza para cualquier tipo de proyecto, permitiendo mayor velocidad en la ejecución, altos estándares de calidad, equipos de trabajo empoderados y autogestionados, mayor interacción de los clientes y usuarios y sobre todo, facilidad para responder ante el entorno cambiante.
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La buena ejecución del proyecto y la elaboración de entregables, enfocados en el cumplimiento de los objetivos específicos planteados inicialmente, implican la definición de un plan de trabajo detallado, y confrontar una gran variedad de aproximaciones. La gestión del proyecto de Consultandes está enmarcada en las mejores prácticas que nos permiten centrarnos en un objetivo y tener la flexibilidad de hacer los cambios en la planeación que el proyecto nos demande. Una de ellas es la metodología Agile de gestión de proyectos
Consultandes ha integrado las mejores prácticas ágiles y tradicionales de gestión de proyectos para tener una guía que permite gestionar el proyecto que se desenvuelve en un entorno académico, donde los interesados colaboran para tener resultados efectivos, tanto los consultores junior (estudiantes), consultores senior (profesores), asistentes de proyecto (monitores), clientes (empresas participantes) y la dirección académica del programa. Se integran algunos roles de los marcos “Agile”, sin embargo, por la naturaleza de los proyectos no se gestiona igual que en un proyecto de consultoría en un ambiente de negocios. En la Ilustración 3, se puede observar cómo se da esta interacción a lo largo del desarrollo de proyecto.
Una vez que el proyecto se le asigna al equipo de consultores, se realiza un estudio para definir la necesidad o problema a resolver con el proyecto, comúnmente se conoce como “product backlog”, que es el trabajo a realizar en el proyecto.
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La planeación del proyecto se hará por etapas (sprints). Cada etapa del proyecto de consultoría inicia con la planeación de las actividades que se realizarán para cumplirla y alcanzar los resultados planteados. En las sesiones de planeación también se establecen las responsabilidades, la información y las tareas que tanto el cliente como el equipo consultor, tendrán a cargo.
Cada reunión de planeación implica una preparación previa, un protocolo para su buen desarrollo y un seguimiento posterior. En la semana que el equipo realiza esta planeación, podrá adelantar varias labores:
- Considerar los análisis y la información que requiere para el sprint
- Validar si cuenta con información de fuentes secundarias o primarias
- Desarrollar una matriz donde desglose a detalle cada una de las actividades y las herramientas que necesita para ejecutarlas
- Utilizar la herramienta tecnológica acordada con Consultandes para el manejo del proyecto, de modo que la información de tareas pendientes, en proceso y completadas siempre esté disponible para el equipo consultor, el consultor senior y el monitor.
Durante la reunión de planeación con el cliente, es muy importante co-crear con él la mejor forma de avanzar en cada actividad y definir los responsables de parte del equipo consultor y del cliente que trabajarán en cada paso, así como la fecha estimada de entrega del producto o de finalización de dicha actividad.
Luego de la reunión, esta matriz se compartirá con el cliente y se le comunicarán claramente los requerimientos de información de su parte, las fechas de reunión y sus responsabilidades según la planeación realizada.
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La metodología Agile de gestión de proyectos implica también trabajar en equipo con el cliente para el logro de resultados. Esta sección describe los diferentes momentos e interacciones de trabajo con el cliente a lo largo del proyecto.
1. Trabajo de campo semanal
Es importante que los equipos contemplen dentro de sus actividades semanales en el terreno una reunión semanal de interacción con los grupos de interés del proyecto para realizar las actividades planeadas e ir paulatinamente ejecutando el proyecto.
2. Reuniones semanales con el cliente
Se sugiere que todas las semanas se fije un día para realizar una llamada de máximo 15 minutos en la que participarán todos los consultores junior que conforman el equipo y el líder de proyecto por parte del cliente. En esta se desarrollarán las siguientes tres preguntas:
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¿Qué se hizo esta semana?
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¿Qué se hará la próxima semana?
- ¿Qué impedimentos hay para realizar las actividades?
La finalidad de esta llamada es poder gestionar el avance del proyecto, involucrar al cliente, así como tener claro si se está presentando algún obstáculo para el desarrollo del proyecto y si es necesario tomar acciones adicionales. Se sugiere ingresar las respuestas de las preguntas en la herramienta tecnológica que se esté utilizando para el correcto seguimiento del proyecto.
3. Revisión de etapa y retrospectiva
Al concluir cada etapa deberá realizarse una reunión de cierre donde participarán el equipo consultor y el líder de proyecto por parte del cliente. Esta reunión tendrá dos objetivos: realizar el cierre de la etapa y validar si se cumplieron los objetivos de la misma, y hacer un ejercicio de retrospectiva que genere aprendizajes a partir de las experiencias vividas a lo largo de ésta. Hacer estas reuniones a medida que se ejecuta el proyecto da la oportunidad de implementar acciones de cambio o mejoras que permitan un mejor curso del mismo. En la revisión de cierre de etapa y retrospectiva se deberá responder las siguientes preguntas:
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Frente a la etapa que finalizó:
- ¿Se cumplieron los resultados esperados
- ¿El producto es satisfactorio?
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Como ejercicio de retrospectiva:
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¿Qué estuvo bien?
- ¿Qué estuvo mal?
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El resultado de estas actividades se debe registrar en la herramienta tecnológica que se esté usando para poder realizar el correcto seguimiento al proyecto (ver Capítulo 2, Etapa 2).
4. Comités directivos
Un último escenario de interacción no sólo con el cliente sino con el equipo de Consultandes, son los comités directivos. Se trata de tres reuniones formales en las que se reúnen el cliente, el equipo consultor, el consultor senior, el asistente del proyecto y otros alumnos asistentes para diversos propósitos. Se han definido tres comités principales en Consultandes, que se describirán en detalle en el Capítulo 3. Estos son:
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Comité de kick off donde se valida el alcance de la consultoría y se realiza la planeación de la primera etapa del proyecto
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Comité de avance en el cual se presentan los hallazgos realizados y se revisa el funcionamiento del proyecto.
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Comité final en el cual se presenta la respuesta del equipo consultor y sus principales conclusiones y resultados, junto con un plan de implementación para el cliente.
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En la digitalización en la que vivimos es prioritario contar con herramientas tecnológicas que nos ayuden a gestionar los proyectos de forma más eficiente. Para esto existen un sinfín de opciones, enfocadas en solo gestionar tareas, calendarios, grupos de trabajo o el proyecto de forma integral. En la Tabla 2, se muestran las más representativas del mercado, sin embargo, se sugiere que es importante realizar búsquedas alternas que pudieran potenciar la base de conocimientos de los estudiantes, además de que algunas pudieran tener un costo y es importante elegir alguna de acuerdo con las necesidades.
Tipo Nombre Sitio Web Administrador de tareas Monday https://monday.com/lang/es/ Administrador de tareas Trello https://trello.com/es Administrador de tareas Basecamp https://basecamp.com/ Gestión de proyectos Odoo https://www.odoo.com/es_ES/ Gestión de proyectos Bitrix24 https://www.bitrix24.es/ Gestión de proyectos Smart https://es.smartsheet.com/ Gestión de proyectos Zoho projects https://www.zoho.com/es-xl/projects/ Gestión de equipos Teams https://www.microsoft.com/esco/microsoft-365/microsoftteams/group-chat-software Gestión de equipos IceScrum https://www.icescrum.com/es/ Gestión de equipos Atlassian https://www.atlassian.com/
